محمد بن عبدالله الدرازي يكتب: مهارة تنظيم الفعاليات
الفعاليات تعتبر من أهم الأحداث التي تساهم في تعزيز التواصل والترابط بين أفراد المجتمع، ويعتبر تنظيم الفعاليات مهارة لا يمكن الاستغناء عنها لاسيما لذوي الاختصاص الذين تناط لهم مهمة تنظيم الفعاليات وتقديمها بشكل مميز.
وفي البداية نود أن نتعرف على ما تعنية الفعاليات وهي كلمة الجمع لفعالية وهي مجموعة من الأنشطة والأحداث التي يتم تنظيمها بغرض جمع أفراد من المنظومة لغرض معين وقد تكون على سبيل المثال حفلات أو مهرجانات ثقافية وفنية ورياضية وندوات ومؤتمرات وجلسات توعوية.
ومع اختلاف أنواع هذه الفعاليات نجد اختلافًا في طرق التخطيط – التنظيم وذلك لضمان تحقيق الأهداف المرجوة منها وجذب المشاركين بشكل فعال.
وللحصول على أية فعالية ناجحة يجب أن يكون هناك تخطيط جيد وذلك بعد المعرفة والإلمام بأهداف الفعالية، وفيما يلي بعض النقاط التي تساعد على وضع خارطة طريق بهذا الخصوص:
أولاً: معرفة حجم الفعالية والجمهور المستهدف لها فقد يكون الجمهور المستهدف عبارة عن مجموعة من ذوي الاختصاص في مجال معين قد يكون تعليمي أو ترفيهي أو طبي.
ثانيًا: توفير المكان المناسب للفعالية، فلو افترضنا بأن الفعالية التي ستقام تتعلق بمجال طبي فيجب أن يتناسب مكان الفعالية مع أجندتها وعدد الحضور ومرتباتهم واحتياجاتهم من ضيافة وهدايا وما إلى ذلك.
ثالثًا: وضع خطة زمنية للفعالية التي ستمكن الممارس من متابعة جدول الإنشاء والاحتياجات قبل وأثناء وبعد الفعالية.
رابعًا: الاهتمام بفريق العمل، وهنا يجب الانتباه إلى أن جميع أفراد المجموعة المشاركة في التنظيم لديهم الخبرة الكافية للتعامل فيما يحدد لهم من أعمال أو أي أمور تطرأ على العمل.
خامسًا: وضع خطة إعلامية للفعالية وليست بالضرورة أن تكون في جميع الأحداث، ولكنها إن وجدت فهي تثري المحتوى وتكون بحسب احتياج الفعالية، فمنها الخبر الاستباقي والخبر الختامي والنشر أثناء الفعالية والمقابلات الشخصية للمدعوين، ولعلنا لا نغفل منصات التواصل التي أصبحت جزء لا يتجزأ من الإعلام والتي تضمن الوصول لأكبر شريحة ممكنة من الجمهور.
ولعلنا لا نستطيع حصر جميع المهارات في هذا المقال، فالمهارات كثيرة جدًا وتحتاج لممارسة متواصلة لإتقانها.
ختامًا، الفعاليات كانت وما زالت محل اهتمام من الجميع، وكل فعالية لها جمهورها وروادها منذ العصور القديمة حتى وقتنا الراهن.
